Polityka prywatności

W ramach usług świadczonych przez Omega Kancelarie Prawne sp. z o.o., Spółka, jako Administrator, gromadzi i przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami, a zwłaszcza z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE ( Dz.Urz.UE z 2016 r. Nr 119, s.1), dalej zwanym „RODO”, oraz zawartymi w nim zasadami przetwarzania danych. Aby zapewnić odpowiednią ochronę danych osobowych, osobie, której dane dotyczą, należy przede wszystkim przekazać informacje o przetwarzaniu jej danych osobowych, określone w art. 13 lub 14 RODO, zależnie od tego, czy dane pozyskano bezpośrednio od tej osoby, czy z innych źródeł.

Pani/Pana dane osobowe przetwarza w charakterze Administratora: Omega Kancelarie Prawne sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, 00-549 Warszawa ul. Piękna 24/26A, NIP: 7010289193, REGON: 142885184, KRS: 0000382188.

Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem e-mail: centrala@omega-kancelaria.pl albo listownie, na adres: Omega Kancelarie Prawne sp. z o.o., 00-549 Warszawa ul. Piękna 24/26A.

Gdy do Administratora trafia korespondencja e-mailowa lub tradycyjna, zawarte w niej dane osobowe przetwarza się po to, by się komunikować i załatwić sprawę, której korespondencja dotyczyła, oraz sprawy z nią związane. Podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora ( art. 6 ust. 1 f RODO), który polega na prowadzeniu korespondencji adresowanej do niego w związku z oferowanymi przez niego usługami.

Jeżeli kontakt odbywa się drogą elektroniczną, Administrator może zażądać podania danych osobowych w zakresie niezbędnym do obsłużenia sprawy, której ten kontakt dotyczy. Także wtedy podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi uzasadniony interes Administratora, tj. art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który polega na konieczności załatwienia zgłoszonej sprawy związanej z usługami świadczonymi przez Administratora.

Dane podawane w korespondencji e-mailowej, tradycyjnej lub podczas rozmowy telefonicznej mogą być przetwarzane również na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w celu podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w której zwracają się Państwo do Administratora, aby nawiązać współpracę, np. w zakresie udzielenia porady prawnej.

Jeśli dane są gromadzone w celach związanych z zawarciem lub wykonaniem określonej umowy, Administrator udziela osobie, której dane dotyczą, szczegółowych informacji o przetwarzaniu jej danych osobowych, najpóźniej w chwili zawierania umowy.

Świadcząc usługi, Administrator gromadzi dane osobowe także na spotkaniach w siedzibie Spółki, na eventach, które organizuje, oraz przy wymianie wizytówek służbowych. Czyni to w celach związanych z nawiązywaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych, a także po to, by prowadzić marketing bezpośredni polegający na przedstawianiu aktualnych ofert lub promocji usług oferowanych przez Administratora. W tym przypadku podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO, albo Państwa zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Gdy przetwarzanie danych wiąże się z rekrutacją albo z wykonywaniem obowiązków pracodawcy, informacje o tym przetwarzaniu zamieszcza się w treści poszczególnych ogłoszeń, a pracownikom przekazuje w sposób przyjęty w wewnętrznych procedurach Administratora.

Witryny Administratora mogą umożliwiać systemom Google gromadzenie informacji o aktywności Użytkowników w celach statystycznych (Google Analytics) i reklamowych (Google Ads, w tym pomiar skuteczności kampanii), a także własnemu licznikowi odwiedzin. Pliki „Cookies” oraz podobne technologie służące statystyce i reklamie stosujemy wyłącznie za zgodą udzieloną w banerze (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz przepisy Prawa komunikacji elektronicznej). Anonimowy licznik odwiedzin, który niczego nie zapisuje w urządzeniu Użytkownika, działa na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), który polega na poznaniu ruchu na stronie i jej utrzymaniu.

Formularz zapytania służy do przekazania imienia i nazwiska, numeru telefonu lub adresu e-mail, tematu oraz opisu sprawy, a także, jeśli Pani/Pan tak postanowi, maksymalnie trzech załączników (skany, zdjęcia, pisma) o łącznej wielkości nieprzekraczającej 8 MB. Zapytanie wpływa na skrzynkę kancelarii, a jego kopia, wraz z nazwami i rozmiarami załączników, trafia do systemu CRM Administratora. Przetwarzamy te dane, aby odpowiedzieć na zapytanie i przedstawić ofertę, na podstawie zgody zaznaczanej w formularzu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), a także w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Gdy wysyłka z serwera strony jest chwilowo niedostępna, formularz przygotowuje wiadomość w programie pocztowym Pani/Pana, a dane przekazuje wówczas ten program.

Prosimy nie przesyłać danych zbędnych do wstępnej oceny sprawy. Jeśli w opisie albo w załącznikach pojawią się dane szczególnych kategorii (np. dotyczące zdrowia) lub dane innych osób, przetwarzamy je jedynie w celu oceny sprawy i udzielenia odpowiedzi, opierając się na zgodzie wyrażonej przez dobrowolne ich przekazanie (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), którą można w każdej chwili wycofać.

Zgodę na otrzymywanie informacji o usługach Omega Kancelarie Prawne (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) można wyrazić w odrębnym, dobrowolnym polu formularza. Jej brak nie ma wpływu na odpowiedź na zapytanie, a udzieloną zgodę można w każdej chwili wycofać.

Składając zamówienie na pismo (sprawdzenie pisma z generatora albo pismo na zamówienie), podaje Pani/Pan imię i nazwisko, adres e-mail, ewentualnie telefon oraz opis lub treść pisma, a przy zakupie na firmę również nazwę firmy, NIP i adres do faktury. Przekazujemy te dane do systemu CRM Administratora, który zakłada sprawę dla prawników, obsługuje płatność i przekazuje księgowości dane do faktury. Przetwarzanie opiera się na zawarciu i wykonaniu umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wystawianiu faktur i prowadzeniu ksiąg (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz dochodzeniu roszczeń i obronie przed nimi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Za obsługę płatności odpowiada Stripe. Dane karty lub BLIK wprowadza Pani/Pan w oknie płatności Stripe, przy czym nie trafiają one do Administratora, który dostaje wyłącznie informację o opłaceniu zamówienia. Dane płatnicze Stripe przetwarza jako odrębny administrator, na własnych zasadach. Gotowe pismo przesyłamy na adres e-mail wskazany w zamówieniu.

Generator pism pracuje w przeglądarce, a dane wpisane w generatorze nie trafiają do Administratora, dopóki Pani/Pan nie zdecyduje się wysłać pisma na e-mail. W takim wypadku najpierw wysyłamy jedynie link potwierdzający, a samo pismo dopiero po jego kliknięciu. Dane pisma znajdują się w podpisanym linku, który jest ważny 24 godziny, a adresu e-mail ani treści pisma nie zapisujemy w bazie danych. Wysyłką wiadomości zajmuje się dostawca poczty (Resend), a przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody zaznaczanej przy wysyłce (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Na stronie funkcjonuje asystent AI, który korzysta z modelu językowego Claude firmy Anthropic. Podaje ogólne informacje oraz wskazuje sposoby kontaktu z kancelarią, nie udziela jednak porad prawnych, a o sprawie rozstrzyga prawnik. Prosimy, by pytania formułować ogólnie i nie podawać w rozmowie imienia, nazwiska, numeru PESEL, adresu ani telefonu, a także danych wrażliwych, np. dotyczących zdrowia.

Zapis rozmowy (nie więcej niż 24 ostatnie wiadomości) razem z tytułem i adresem odwiedzanej podstrony przesyłany jest na serwer strony, a z niego do Anthropic, który tworzy odpowiedź jako nasz podmiot przetwarzający. Żadnych innych danych o Użytkowniku mu nie przekazujemy. Wobec Pani/Pana asystent nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji. Przetwarzanie opiera się na uzasadnionym interesie Administratora, którym jest obsługa zapytań osób odwiedzających stronę (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

W celu ochrony strony przed nadużyciami oraz monitorowania kosztów zachowujemy w panelu statystyk Administratora pytania i odpowiedzi asystenta, w których numery telefonów i adresy e-mail są zamaskowane, wraz z identyfikatorem rozmowy, adresem podstrony i adresem IP. Zapisy te usuwamy po upływie 90 dni.

Rozmowa zapisuje się w pamięci karty przeglądarki, dzięki czemu nie znika po przejściu na inną podstronę, a po zamknięciu karty jest usuwana. Gdy w oknie czatu zostawi Pani/Pan imię i numer telefonu, by doradca mógł oddzwonić, dane te wraz z zapisem rozmowy trafiają na skrzynkę kancelarii oraz do systemu CRM, podobnie jak dane z formularza, na podstawie zgody zaznaczanej w oknie czatu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Z czatu nie trzeba korzystać, z kancelarią można skontaktować się również telefonicznie.

Dane mogą zostać ujawnione, także w drodze powierzenia ich przetwarzania, innym podmiotom zewnętrznym, w tym podmiotom obsługującym systemy informatyczne, zewnętrzne systemy komunikacji (np. poczta e-mail, czat) i sprzęt, podmiotom świadczącym usługi prawne lub księgowe oraz agencjom marketingowym. Odbiorcami danych mogą być w szczególności organy władzy publicznej i sądy, a także osoby i podmioty, wobec których mogą być dochodzone roszczenia lub egzekwowane prawa związane z wykonywaniem umowy albo z podejmowaniem innych czynności w ramach współpracy z Państwem. Informacje o przekazywaniu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy zawiera osobna sekcja poniżej.

Za techniczne zaplecze strony odpowiadają w szczególności: Lovable (hosting i wdrażanie aplikacji), Cloudflare (infrastruktura serwerowa oraz sieć dostarczania treści), Supabase (funkcje serwerowe oraz baza danych systemów CRM i statystyk), Resend (wysyłanie wiadomości e-mail), Stripe (płatności za pisma), Anthropic (asystent AI) oraz Google (Tag Manager, Analytics i Ads, tylko po udzieleniu zgody w banerze).

Ujawnienie danych osobowych w innych przypadkach, właściwym organom lub osobom trzecim, które wystąpią z żądaniem udzielenia takich informacji, może nastąpić tylko na odpowiedniej podstawie prawnej i zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

Niektórzy z wymienionych wyżej odbiorców, zwłaszcza Anthropic, Stripe, Resend, Google, Lovable i Cloudflare, mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, także w Stanach Zjednoczonych. W takiej sytuacji przekazujemy dane na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych, zgodnie z rozdziałem V RODO. Kopię zabezpieczeń można otrzymać po wysłaniu wiadomości na adres centrala@omega-kancelaria.pl.

Dane osobowe podaje się dobrowolnie, jednak zazwyczaj są one niezbędne, np. do zawarcia umowy i jej prawidłowego wykonania, a także do podjęcia czynności przed zawarciem umowy, np. aby umożliwić kontakt z Państwem. Niepodanie danych może skutkować w szczególności brakiem możliwości nawiązania współpracy albo prawidłowego wykonania umowy. Konieczność podania niektórych danych może też wynikać z przepisów prawa.

Wobec Państwa danych nie są podejmowane zautomatyzowane decyzje, w tym nie dochodzi do profilowania.

Długość okresu przetwarzania danych wynika z celu przetwarzania, a może też zależeć od przepisów, jeżeli to one stanowią podstawę przetwarzania. Gdy dane przetwarzamy na podstawie uzasadnionego interesu Administratora, robimy to przez czas pozwalający ten interes zrealizować albo do skutecznego zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania. Jeśli podstawą przetwarzania jest zgoda, dane są przetwarzane do chwili jej wycofania. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych jest konieczne do zawarcia i wykonania umowy, dane przetwarza się zgodnie z informacją o przetwarzaniu danych, którą dołącza się do umowy. Co do zasady mogą być wtedy przetwarzane przez okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia z tej umowy, czyli przez 7 lat od końca roku, w którym ww. umowa wygasła; 6 lat to najdłuższy możliwy termin przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych (z zastrzeżeniem wyjątków), dodatkowy rok uwzględnia zgłoszenie roszczeń w ostatniej chwili lub trudności z doręczeniem, a liczenie od końca roku ułatwia zarządzanie danymi z umów kończących się w danym roku. Dane przetwarzane przed zawarciem umowy na Państwa żądanie przetwarzamy w tym celu do czasu zawarcia umowy albo zakończenia kontaktu związanego z zamiarem jej zawarcia.

Między innymi: zapisy rozmów z asystentem AI w panelu statystyk usuwamy po 90 dniach, rozmowę w pamięci karty przeglądarki po jej zamknięciu, link potwierdzający wysłanie pisma na e-mail traci ważność po 24 godzinach, a wybór dokonany w banerze zgód zapisujemy w przeglądarce na czas do 12 miesięcy. Dokumenty księgowe, w tym faktury za pisma, przechowujemy tak długo, jak wymagają tego przepisy podatkowe i rachunkowe, czyli co do zasady przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Czas przetwarzania danych może zostać wydłużony, jeśli przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, a po jego upływie tylko wtedy i w takim zakresie, w jakim wymagają tego przepisy prawa. Gdy wskazany okres minie, dane zostaną nieodwracalnie usunięte lub zanonimizowane.

Osobom, których dane są przetwarzane, przysługują poniższe prawa:

• –prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych: po otrzymaniu zgłoszenia Administrator przekazuje informacje o przetwarzaniu danych, w tym o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym dane są ujawniane, oraz planowanym terminie ich usunięcia.
• –prawo do sprostowania danych: na żądanie osoby Administrator poprawia nieprawidłowości i błędy w przetwarzanych danych osobowych, a gdy dane są niekompletne, także je uzupełnia;
• –prawo do ograniczenia przetwarzania: po zgłoszeniu takiego żądania Administrator przestaje wykonywać operacje na danych osobowych i je przechowywać, aż do czasu ustania przyczyn ograniczenia przetwarzania danych;
• –prawo uzyskania kopii danych: Administrator wydaje kopie przetwarzanych danych dotyczących osoby zgłaszającej żądanie, a przy kolejnym wniosku o kopię dokumentów informuje o obowiązku uiszczenia opłaty, której wysokość zależy od liczby wykonanych kopii;
• –prawo usunięcia danych: na żądanie osoby Administrator usuwa jej dane, jeżeli ich przetwarzanie nie jest już niezbędne do osiągnięcia żadnego z celów, w jakich zostały zebrane.
• –prawo do przenoszenia danych osobowych: Administrator wydaje dostarczone dane osobowe w takim zakresie, w jakim są one przetwarzane automatycznie albo na podstawie zawartej umowy lub wyrażonej zgody, w formacie umożliwiającym ich odczytanie przez komputer. Zgodnie z rozporządzeniem dane te można także przesłać innemu podmiotowi, o ile zarówno Administrator, jak i ten podmiot dysponują odpowiednimi możliwościami technicznymi.
• –prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celu marketingu bezpośredniego: osoba, której dane są przetwarzane przez Administratora, może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jej danych osobowych w celu marketingu bezpośredniego i nie musi go uzasadniać;
• –prawo do sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych: osoba, której dane są przetwarzane przez Administratora, może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jej danych osobowych z powodów wynikających z jej szczególnej sytuacji; taki sprzeciw powinien zostać uzasadniony;
• –prawo do skargi: jeżeli osoba, której dane dotyczą, uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych osobowych, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony danych Osobowych;
• –prawo do cofnięcia zgody: gdy Administrator przetwarza dane na podstawie udzielonej zgody, osoba, której dane są przetwarzane, może w każdej chwili tę zgodę cofnąć, przy czym nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
• –prawo do bycia zapomnianym: osoba, której dane dotyczą, może żądać od Administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych, a Administrator jest zobowiązany usunąć je bez zbędnej zwłoki; zobowiązanie to dotyczy sytuacji, w których zachodzi jedna z następujących okoliczności: dane osobowe nie są już Administratorowi niezbędne, zgoda na przetwarzanie danych osobowych została cofnięta, osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw wobec ich przetwarzania, dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem.

Wniosek w sprawie powyższych praw można złożyć pisemnie, kierując go na adres: centrala@omega-kancelaria.pl. Odpowiedź udzielana jest w terminie 1 miesiąca od wpływu wniosku, w formie pisemnej, chyba że wniosek złożono drogą e-mailową i zażądano odpowiedzi w takiej samej formie. Administrator może przedłużyć termin rozpoznania wniosku do 2 miesięcy, powiadamiając o tym osobę przed upływem pierwszego miesiąca.

Dla zapewnienia prawidłowego działania swoich stron internetowych Administrator może korzystać z plików typu „Cookies”.

Pliki „Cookies” (tzw. „ciasteczka”) to dane informatyczne, zwłaszcza pliki tekstowe, zapisywane w urządzeniu końcowym Użytkownika i służące do korzystania ze strony internetowej.

Pliki „Cookies” są stosowane w celu:

• –dopasowania treści strony internetowej do preferencji Użytkownika i usprawnienia korzystania ze stron internetowych; pliki te umożliwiają w szczególności rozpoznanie urządzenia Użytkownika, właściwe wyświetlenie strony internetowej oraz jej dostosowanie do indywidualnych potrzeb,
• –sporządzania statystyk, dzięki którym łatwiej zrozumieć, jak Użytkownicy korzystają ze stron internetowych, a to pozwala udoskonalać ich strukturę i zawartość,
• –podtrzymywania sesji Użytkownika, dzięki czemu nie musi on na każdej podstronie wpisywać loginu i hasła od nowa.

Na stronie internetowej mogą być stosowane następujące rodzaje plików „Cookies”:

• –pliki „Cookies” „niezbędne”, które pozwalają korzystać z usług dostępnych na stronie internetowej, np. uwierzytelniające pliki „Cookies”,
• –pliki „Cookies” zapewniające bezpieczeństwo, np. służące do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania,
• –pliki „Cookies” „funkcjonalne”, które pozwalają „zapamiętać” ustawienia wybrane przez Użytkownika oraz spersonalizować jego interfejs,
• –pliki „Cookies” „reklamowe”, dzięki którym Użytkownikom można wyświetlać treści reklamowe lepiej dopasowane do ich zainteresowań.

Podczas pierwszej wizyty pokazujemy baner, który pozwala wybrać kategorie: niezbędne (zawsze aktywne), statystyczne oraz marketingowe. Dokonany wybór przechowujemy w pamięci przeglądarki do 12 miesięcy. Ustawienia można w dowolnym momencie zmienić za pomocą linku „Ustawienia cookies” w stopce strony. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed jej cofnięciem.

Dopóki Użytkownik nie wyrazi zgody statystycznej, licznik odwiedzin działa anonimowo i nie zapisuje niczego w jego urządzeniu. Gdy zgoda zostanie udzielona, zapisujemy w urządzeniu identyfikator odwiedzającego, ważny do 12 miesięcy, dzięki któremu odróżniamy wizyty nowe od powracających. Licznik działa w narzędziu statystycznym (crmanalytics.lovable.app), które pracuje na zlecenie Administratora, a jego serwer znajduje się w Irlandii (UE). Każdą decyzję podjętą w banerze rejestrujemy anonimowo jako dowód udzielenia zgody, natomiast po jej wycofaniu usuwamy z przeglądarki identyfikatory licznika.

Google Tag Manager uruchamia się wyłącznie na domenie produkcyjnej strony. Zgodnie z Google Consent Mode v2 wszystkie zgody (statystyki, reklamy, dane użytkownika oraz personalizacja reklam) mają domyślnie status odrzuconych i ulegają zmianie dopiero po dokonaniu wyboru w banerze. Narzędzia Google Analytics mogą działać po udzieleniu zgody statystycznej, a Google Ads oraz pomiar skuteczności kampanii, w tym wysłania formularza, po udzieleniu zgody marketingowej. Jeśli zgody są odrzucone, Google może otrzymywać tylko niezidentyfikowane sygnały techniczne, bez zapisywania plików „Cookies”.

Niezbędne zapisy strony obejmują: zapisany wybór zgód oraz przechowywane w pamięci karty przeglądarki, do czasu jej zamknięcia, rozmowę z asystentem AI i informację o pokazaniu dymku asystenta.

W wielu przypadkach przeglądarka internetowa, czyli oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych, domyślnie zezwala na przechowywanie plików „Cookies” w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy strony internetowej mogą w dowolnej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików „Cookies”. Można je zmienić w szczególności tak, aby w ustawieniach przeglądarki blokowana była automatyczna obsługa plików „Cookies” albo aby przeglądarka powiadamiała o każdym ich zapisaniu w urządzeniu Użytkownika. Szczegółowe informacje o możliwościach i sposobach obsługi plików „Cookies” znajdują się w ustawieniach przeglądarki internetowej.

Ograniczenie korzystania z plików „Cookies” może mieć wpływ na część funkcjonalności strony internetowej Administratora.

Reklamodawcy i partnerzy współpracujący z Administratorem, w szczególności Google, mogą także korzystać z plików „Cookies” zapisanych na urządzeniu końcowym Użytkownika, ale tylko po udzieleniu zgody marketingowej w banerze.